Dossiers de competências a partir do BoondManager: produzir o dossier do cliente sem reescrever

Em resumo

O dossier do cliente constrói-se a partir da ficha Boond e depois volta para lá. Reescrever os mesmos dados no Word afasta o dossier da ficha, consome tempo e envia um texto que ninguém releu.

• Três fontes de copiar e colar repetem-se: o CV Word desatualizado, o LinkedIn e o último dossier enviado, que se duplica. Nenhuma das três é mantida como a ficha Boond.
• Chegam seis etapas: ficha em dia, oportunidade, base do dossier, adaptação, validação do consultor e regresso ao Boond.
• O tempo ganha-se na ficha. Um dossier gerado a partir de uma ficha pobre continua um dossier pobre.
• O comercial fica com três decisões: que missões mostrar, como formular o perímetro e a releitura do consultor.
• O Boond continua a ser a fonte. O dossier é uma vista dessa ficha, para uma necessidade e uma data.

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Porque a reescrita se instala

Ninguém escolhe reescrever. O formato do dossier do cliente não é o da ficha, e o cliente espera o PDF no próprio dia. Abre-se o Word.

Três fontes de copiar e colar

1. O CV Word do consultor. Muitas vezes tem vários meses, não tem as últimas missões e é mais longo do que o cliente vai ler.
2. LinkedIn. Abre-se porque a página parece mais recente. Copia-se um cargo, reformula-se, e ninguém verifica se corresponde ao que o Boond mostra.
3. O último dossier enviado. Duplica-se, muda-se o nome, trocam-se duas missões. Os erros do dossier anterior seguem com o novo.

O que a reescrita custa

O tempo perdido vê-se. Os outros custos aparecem quando o cliente compara dois documentos.

Um comercial que prepara 6 dossiers por semana e gasta 45 minutos em cada um a copiar dados que já estão no Boond dedica-lhe 4 h 30 por semana. Em 46 semanas, são cerca de 200 horas por ano, cinco semanas a tempo inteiro para um só posto. O número sai destas hipóteses, não de uma média de mercado.

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O que o Boond já contém

Uma ficha de recurso em dia contém quase toda a matéria de um dossier. Os campos exatos dependem da vossa instância. O uso é o mesmo.

O dossier não cria dados novos. Seleciona, ordena e reformula o que já está na ficha.

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Da ficha Boond ao dossier do cliente

Etapa 1. Limpar a ficha de origem, uma vez

O tempo ganha-se aqui. Uma ficha em dia transforma o dossier seguinte numa adaptação. Uma ficha pobre transforma-o numa reescrita.

Comecem pelos perfis que propõem com mais frequência e pelos que vão estar disponíveis nos dois próximos meses. Não vale a pena limpar a base toda de uma vez.

Etapa 2. Partir da oportunidade

Abram a oportunidade do Boond antes de mexer no dossier. Bastam três perguntas: quem é o cliente, que competências são mesmo pedidas e o que fez falhar o último perfil neste tipo de missão.

Essas três respostas decidem a ordem das missões. Um dossier que parte do consultor enumera tudo o que ele sabe fazer. O cliente procura uma resposta à necessidade dele.

Etapa 3. Gerar a base do dossier a partir da ficha

A base toma o CV e os dados já presentes no Boond: perfil, competências, experiências, certificações, idiomas. Sem exportação intermédia e sem ficheiro Word para reabrir.

Nesta fase o dossier está completo e ainda é genérico. Sai depois da adaptação, não antes.

Etapa 4. Adaptar à necessidade

Esta parte continua manual. Resume-se a quatro gestos:

• Colocar em primeiro a missão mais próxima da necessidade do cliente
• Reordenar as competências de acordo com o pedido, com 6 a 8 linhas
• Reformular o perímetro de duas ou três missões-chave
• Subir o elemento raro (certificação, credenciação, idioma) para o topo da página

O mesmo consultor, com dois níveis de detalhe:

Na ficha do Boond: «Programador Java, entidade bancária, 2021 a 2023. Java, Spring Boot, Kafka.»

No dossier do cliente: «Remodelação do motor de liquidação de uma entidade bancária. Condução da migração para Kafka sem interrupção de serviço, arbitragem da arquitetura com a equipa de conformidade. Stack: Java 17, Spring Boot 3, Kafka, PostgreSQL.»

A ficha cabe numa linha de tecnologias. O dossier acrescenta o perímetro e o resultado. Essa reformulação faz-se uma vez e depois fica na ficha para os envios seguintes.

Etapa 5. Pedir a validação do consultor

O consultor relê a sua apresentação antes do envio: missões, números, disponibilidade. Leva cinco minutos e evita o erro que custa uma entrevista. Se completar ele próprio a ficha, recuperam também o que só ele conhece.

Etapa 6. Exportar, enviar e devolver ao Boond

O dossier sai para o cliente em PDF e volta ao Boond, ligado à ficha, com o seu número de versão. Quem abrir a ficha a seguir vê o que foi enviado, a quem e quando.

Sem esse regresso, o dossier fica num ficheiro do correio. Na consulta seguinte, alguém reescreve.

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O que fica com o comercial

A ficha pode dar a lista de missões e competências. Não escolhe o que responde à necessidade.

Um dossier gerado sem releitura sai com o mesmo risco de um dossier reescrito à pressa. A releitura leva cinco minutos. A reescrita leva quarenta e cinco.

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As armadilhas, do Boond para o dossier

Corrigir o dossier e não a ficha

Detetam um erro, corrigem-no no dossier e enviam. A ficha Boond guarda o erro. O dossier seguinte retoma-o. Toda a correção faz-se na ficha.

Completar com o LinkedIn em cada dossier

O LinkedIn pode tapar um buraco, uma vez. Se voltam lá em cada envio, a ficha não foi enriquecida. Completem a ficha e, para esse consultor, partam do Boond.

Esquecer a anonimização

Um dossier de cliente pode exigir ocultar os nomes dos clientes finais ou os contactos. A regra fixa-se uma vez. Verifica-se que se aplica antes da exportação.

Escrever por cima de dados já revistos

Quando dois sistemas trocam dados, um pode escrever por cima do outro. Decidam à partida que dados (competências, dados técnicos) ficam tal e qual no Boond.

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As objeções internas

«As nossas fichas Boond são pobres demais»

O problema está a montante do dossier e resolve-se uma vez. Peguem nos dez perfis que mais propõem, enriqueçam as fichas e meçam o tempo do dossier seguinte. O resto da base pode esperar.

«Cada cliente quer o seu formato»

O formato muda de cliente para cliente. Os dados do consultor mantêm-se. Um modelo por cliente e uma ficha por consultor evitam reescrever.

«Os consultores nunca atualizam o CV»

Atualizam quando a atualização tem um efeito visível. Quando o consultor relê o dossier antes do envio, corrige no momento em que o documento sai para o cliente.

«Sempre fizemos isto no Word»

Cronometrem três dossiers, do primeiro clique ao envio. Na maior parte das equipas, a paginação demora mais do que a escolha do conteúdo.

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Lista de controlo antes de enviar um dossier saído do Boond

Na ficha de origem

1. As experiências indicam o contexto, o perímetro e o resultado, não só a stack
2. As competências estão em dia e limitadas às mais pertinentes
3. As certificações e os idiomas estão preenchidos
4. A disponibilidade é verificada no dia do envio

No dossier

1. O dossier parte da oportunidade, não de um dossier anterior duplicado
2. A missão mais próxima da necessidade vai em primeiro
3. O consultor releu o texto final
4. O PDF enviado fica ligado à ficha Boond, com o seu número de versão

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Perguntas frequentes

Dá para criar um dossier de competências a partir do BoondManager sem reescrever?

Sim, se a ficha do recurso estiver preenchida. O dossier retoma o perfil, as competências, as experiências, as certificações e os idiomas que já estão no Boond. Falta adaptar o conteúdo à necessidade do cliente, pedir a releitura ao consultor e devolver o resultado ao Boond.

Ainda é preciso passar pelo LinkedIn ou pelo CV Word?

Só para tapar uma falta, uma vez. Se voltam lá em cada dossier, a ficha Boond não é rica o suficiente. Enriquecer a ficha e, para esse consultor, partir do Boond.

O que fazer quando a ficha Boond está incompleta?

Comecem pelo CV em anexo para completar experiências e competências, e peçam ao consultor que valide os acrescentos. Tratam primeiro os perfis que propõem com mais frequência. Limpar a base toda de uma vez custa tempo para um ganho pequeno.

Onde guardar o dossier final?

No Boond, ligado à ficha do recurso, com um número de versão. A equipa vê o que foi enviado, a que cliente e em que data. O ficheiro não fica só numa caixa de correio.

Como evitar que o dossier e a ficha divirjam?

Toda a correção faz-se na ficha Boond, e o dossier é regenerado ou adaptado a seguir. Uma correção feita só no PDF reaparece no dossier seguinte.

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Onde acaba o Boond e onde começa a ferramenta de dossiers

O BoondManager guarda os candidatos, os recursos e as oportunidades. O documento do cliente, paginado e adaptado a uma consulta, produz-se numa ferramenta de dossiers ligada ao Boond.

O Betterfolio é parceiro oficial do BoondManager. Cria o dossier a partir dos dados do Boond e devolve o dossier final à ficha, sem passar pelo Word. Se o BoondManager estiver em manutenção, o Betterfolio avisa e deixa-vos continuar a trabalhar.

A Guarani descreve o tempo ganho entre RH e comerciais. A Clevermind descreve a adoção pela equipa comercial, com o dossier a ficar no Boond. O passo seguinte, a composição da shortlist, está em Shortlist de 3 perfis em ESN.

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O que convém reter

O dossier enviado ao cliente retoma a ficha Boond, adaptada a uma necessidade concreta. Reescrever essa ficha no Word cria um desvio entre os dois documentos.

Três reflexos:

• Enriquecer a ficha uma vez, a começar pelos perfis mais propostos.
• Partir da oportunidade, não de um dossier antigo duplicado.
• Corrigir na ficha e ligar ao Boond cada dossier enviado.

O tempo ganho serve para escolher que missões pôr à frente.

Se já trabalham no BoondManager, podem ver como o Betterfolio se liga.