Clevermind : un dossier de compétences prêt en 1 minute, pour ne rater aucun appel d'offres

Je suis business manager IT chez Clevermind depuis un peu plus de cinq ans. À la base, je viens de la finance, j'étais analyste financier, puis j'ai évolué vers ce métier-là en 2019. Aujourd'hui, j'accompagne une trentaine de consultants sur des sujets IT, que ce soit en développement web, mobile, data ou IA.

Clevermind existe depuis 2013 et compte aujourd'hui plus de 200 consultants. Ce qui fait vraiment notre force, c'est le réseau. Chez nous, avant même d'aller sur des jobboards, on active d'abord notre réseau pour trouver les bons profils. C'est ce qui nous permet d'accéder à des candidats off-market, parfois absents de LinkedIn ou de Malt, et d'avoir une vraie différenciation mais aussi d'accélérer les délais de présentation des consultants aux clients.

Avant Better⁠folio, on faisait tout à la main. On demandait au consultant de retravailler son dossier, souvent lui-même à la main, puis de notre côté on récupérait un PDF qu'il fallait transformer en Word, retravailler, remettre en page, faire beaucoup de copier-coller. C'était assez lourd et franchement pas très propre.

Au final, ça représentait énormément de temps passé. Sur mon activité, j'ai estimé que ça me prenait environ dix heures par semaine rien que pour gérer les dossiers de compétences.

Déjà, ce que j'apprécie beaucoup, c'est que Better⁠folio est directement intégré à Boond Manager, qui est notre CRM/ATS. Je n'ai pas besoin d'aller sur une autre plateforme, cela permet une vraie fluidité dans mon SI. Tout est accessible simplement, dans mon environnement de travail habituel. Le fait de rester dans Boond a largement facilité l'adoption de l'outil par l'équipe commerciale.

Ensuite, la création d'un dossier est devenue extrêmement rapide. Là où il fallait auparavant près d'une heure pour produire un dossier de compétences à la main, aujourd'hui ça prend entre 30 secondes et 1 minute.

Il y a aussi tout l'aspect co-création avec les consultants, qui est vraiment précieux. Cela responsabilise les consultants sur leur propre présentation, ils peuvent enrichir eux-mêmes leur dossier en fonction du besoin client, mettre en avant certaines missions et adapter les contenus. Par exemple, si un besoin porte sur React ou Next.js, on peut retravailler ensemble les missions les plus pertinentes pour mieux valoriser le profil.

Enfin, le fait que tout soit centralisé change aussi beaucoup de choses. Une fois le dossier créé, il est immédiatement accessible et partageable, ce qui facilite énormément le travail entre commerciaux. C'est une base de données précieuse qui fait et qui fera notre force.

Le premier gain, c'est évidemment le temps. On passe d'un travail très manuel, qui prenait des heures chaque semaine, à un processus quasi instantané.

Le deuxième gain, c'est la réactivité commerciale. Sur un marché compétitif, la capacité à envoyer rapidement un dossier propre et adapté fait une vraie différence. Donc l'augmentation de nos chances d'être retenus sur certains appels d'offres grâce à des dossiers plus rapides et plus qualitatifs.

Le troisième gain concerne aussi les consultants eux-mêmes. Ils gagnent du temps, surtout quand ils sont déjà en mission et n'ont pas l'énergie de refaire un dossier manuellement en fin de journée. Les retours qu'ils ont faits ont été très positifs. L'un d'eux a même demandé si l'outil avait été développé en interne, tellement il semblait bien intégré à notre fonctionnement.

Oui, clairement. Je le recommande à 100 %. C'est un game changer dans son métier. L'outil permet d'aller vite, de mieux collaborer avec les consultants, de centraliser l'information et de gagner en réactivité sur des dossiers où chaque minute compte.

J'irais plus loin en disant que c'est un outil que chaque ESN devrait adopter pour aller plus vite sur les dossiers de compétences et rester compétitive sur un marché où la rapidité d'exécution est essentielle.

La mise en place auprès des équipes s'est faite très naturellement. Nous avions un vrai enjeu autour des dossiers de compétences, car c'est un sujet central dans notre quotidien. Il nous fallait un outil qui nous permette de gagner du temps, tout en restant simple et facile à adopter par l'ensemble de l'équipe.

Dès le départ, Anicet nous a très bien accompagnés avec une visio de présentation pour faciliter la prise en main. C'est aussi un vrai point fort dans la durée : nous avons des échanges réguliers avec lui, il est toujours disponible, très réactif et à l'écoute de nos retours ou de nos questions.

L'adoption par l'équipe a été très rapide. Les retours ont tout de suite été positifs : l'outil est intuitif, simple à utiliser et chacun a rapidement trouvé ses repères. Ce que nous apprécions aussi, c'est que Better⁠folio continue d'évoluer régulièrement en tenant compte des usages, ce qui rend l'expérience encore plus simple au quotidien.

Aujourd'hui, une dizaine de collaborateurs utilisent Better⁠folio et l'outil fait pleinement partie de notre façon de travailler. Le meilleur indicateur reste sûrement les retours de l'équipe : le gain de temps est tel qu'on a presque du mal à se rappeler comment on faisait avant.